De: Direção (DREN) <direcao@dren.min-edu.pt>
Data: 18 de julho de 2012 19:18

Ex.mo (a) Senhor (a)

Presidente da CAP,

Na sequência do processo de reordenamento/fusão das escolas, têm sido colocadas algumas questões a esta DRE.

Analisadas as questões, no seguimento das orientações das notas informativas sobre o assunto emitidas pela DGPGF, ex-GGF, relativamente às contas da ASE, somos a informar:

1.       neste processo há agrupamentos de escolas / escolas não integradas envolvidas;

2.       do processo decorre que, em cada conjunto, umas são unidades orgânicas (UO) são integradas e uma é a unidade orgânica (UO) integradora, sucedânea nas competências nos direitos e obrigações;

a.    a unidade orgânica integradora tem nova direção desde 4 de julho e é nova unidade desde essa data;

b.    existem transferências de verbas em trânsito para todos os agrupamentos de escolas, pelo que deverão as UO integradas que foram objeto de fusão encerrar a conta bancária relativa à ação social escolar com a maior brevidade;

c.     o princípio é que, desde 4 de julho, os dirigentes da UO integradora “herdam” de direito, na OU integradora, todos os compromissos e obrigações da (s) UO integrada (s), mas devem a partir dessa data processar tudo o que sejam direitos e obrigações, nomeadamente os respetivos registos, na UO integradora, ou seja, nas contas deste UO e sob os números de identificação desta nova UO (NIF, CGA, ADSE, …);

3.       decorre do ponto anterior que os recebimentos e pagamentos vindos das contas da (s) UO integrada (s)  são assumidos pela UO integradora e seus responsáveis, mas, para efeito de registo nas aplicações da ASE, para efeito de fecho de contas e da aplicação ASE, os recebimentos são registados nessas mesmas aplicações porque os documentos oficiais se reportam a contas com número de identificação dessas UO integradas, com reportes anteriores a 4 de julho, no pressuposto que os registos do ASE estão em dia;

4.       ora, se o ASE funciona por ano escolar, no mínimo, a 30 de agosto, estará já tudo fechado, sendo que desde 4 de julho já ocorrem todos os registos de futuro são integrados sob os números e contas da nova UO, validando a circunstância presente e futura;

5.       tais procedimentos permitem também que a exportação de dados para a MISI pelas diferentes aplicações, nomeadamente do ASE, relativa ao mês de junho e julho, se houver registos anteriores e com reporte até 4 de julho, seja feita pelas aplicações da UO integrada, em julho e agosto, respetivamente;

6.       contudo, os nomes dos responsáveis e a designação do órgão deve ser alterada nas aplicações, pois são já sob o mandato destes;

7.       em agosto e nos meses subsequentes, e a exportação ocorre na UO integradora, podendo ainda haver exportação também nas UO integras, conforme se explicita no ponto 4, sendo as restantes encerradas;

8.       faz-se notar que a UO integradora nunca poderá deixar de exportar também os seus dados e proceder aos seus registos, com a diferença que, possivelmente, com efeito e partir de 4 de julho, mudará, conforme os casos, só a designação e ou os números de registo conforme os casos;

9.       a DREN dará desta nota conhecimento à DGAE e à DGPGF, para que, tecnicamente, a base de dados da MISI interaja em conformidade aquando da exportação dos ficheiros no formato XML;

10.    quanto às questões técnicas inerentes à escolha das aplicações informáticas a manter para a UO agregada na UO agregadora para gestão a administração escolar, no quadro da autonomia da nova UO, deverá a mesma analisar a que melhor responde à necessidades, sendo que para tal concorrem as condições de integração dos dados das UO integradas em cada aplicação de gestão e administração escolar.

11.    não é despiciendo na escolha as condições técnicas que os fornecedores apresentem relativamente à compatibilização de outputs/inputs, nomeadamente o histórico dos anos anteriores para efeito de contagens e estatística, ajustes às bases de dados, funcionamento remoto através de VLANs, custo benefício, interoperabilidade, apoio técnico, mais ainda nesta fase, desencriptação/encriptação de dados, tempo de resposta, perspetiva evolutiva, entre outros;

a.    consolidada a agregação dos dados, é recomendável manter cópias de segurança de cada UO integrada e operacionais as aplicações à data, acautelando sempre a consolidação dos dados em informação fiável para efeito dos comandos de fecho de ano (letivo e económico);

b.    o fecho deve, consolidar sempre as contagens do respetivo ano (letivo e ou económico), pelo facto de relevarem muito em termos futuros e de acesso rápido à informação;

c.     nos termos legais, e acautelados os procedimentos atrás apontados, importa cessar a prestação dos serviços de manutenção e atualização com as aplicações que não vão continuar em uso;

12.    todas as escolas que foram alvo de fusão devem fechar contas e apresentar a respetiva conta de gerência da Ação Social Escolar dentro do prazo de 45 dias após o seu encerramento;

13.    Solicitamos o envio dos seguintes elementos para o seguinte endereço de e-mail: gat@dren.min-edu.pt:

a.    – designação da nova entidade;

b.    – n.º de Identificação Fiscal;

c.     – NIB da nova escola sede.

Com os melhores cumprimentos,

Aristides Sousa

Diretor Regional Adjunto